Trả lời nhanh: Khi nhận công văn yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần làm 7 bước: xác định chính xác nội dung và kỳ bị hỏi, kiểm tra thời hạn trả lời, tập hợp chứng từ gốc, rà soát nội bộ trung thực, soạn văn bản giải trình có căn cứ pháp lý và danh mục tài liệu kèm theo, cử người có chuyên môn làm việc trực tiếp, và lưu lại toàn bộ biên bản.
Cập nhật: tháng 8/2026
Một công văn giải trình không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã sai. Nhưng cách trả lời trong 15 ngày đầu quyết định phần lớn kết quả: cùng một hồ sơ, doanh nghiệp trả lời có cấu trúc và đủ chứng từ thường được chấp nhận, còn doanh nghiệp trả lời cảm tính thường bị mở rộng phạm vi kiểm tra.
Nhận được công văn giải trình thì phải làm gì đầu tiên?
Đọc kỹ và ghi ra ba thông tin: kỳ nào, khoản mục nào, căn cứ pháp lý nào được viện dẫn.
Xác định thời hạn phải trả lời và đánh dấu vào lịch. Trả lời muộn là tình tiết bất lợi và có thể dẫn tới việc chuyển sang kiểm tra tại trụ sở.
Không trả lời ngay bằng điện thoại hay tin nhắn. Mọi nội dung nên được trả lời bằng văn bản có chữ ký và dấu.
Thông báo cho đơn vị kế toán dịch vụ (nếu có) ngay trong ngày nhận được công văn.
Quy trình giải trình 7 bước
Bước 1 — Giải mã yêu cầu. Xác định cơ quan thuế đang nghi vấn điều gì: chênh lệch số liệu, hóa đơn của nhà cung cấp có vấn đề, hay chi phí thiếu chứng từ. Mỗi nhóm cần cách trả lời khác nhau.
Bước 2 — Kiểm tra thời hạn và người chịu trách nhiệm. Phân công một đầu mối duy nhất, tránh tình trạng nhiều người cùng trả lời với nội dung khác nhau.
Bước 3 — Tập hợp chứng từ gốc. Hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho. Các chứng từ phải khớp nhau về số tiền, ngày tháng và đối tượng.
Bước 4 — Rà soát nội bộ trung thực. Tự đối chiếu trước xem doanh nghiệp có thực sự sai hay không. Nếu có sai sót thật, chủ động khai bổ sung trước thường có lợi hơn nhiều so với việc phủ nhận rồi bị phát hiện.
Bước 5 — Soạn văn bản giải trình. Theo cấu trúc ở mục dưới, kèm danh mục tài liệu đánh số.
Bước 6 — Cử người có chuyên môn làm việc trực tiếp. Người đi làm việc phải nắm được bản chất nghiệp vụ, không chỉ mang hồ sơ đi nộp.
Bước 7 — Lưu hồ sơ. Giữ bản sao công văn, văn bản giải trình, biên bản làm việc và toàn bộ tài liệu đã nộp. Đây là căn cứ cho các lần làm việc sau.
Cấu trúc một văn bản giải trình đúng chuẩn
Phần 1 — Thông tin doanh nghiệp: tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, thông tin liên hệ.
Phần 2 — Căn cứ: nêu rõ số và ngày của công văn yêu cầu giải trình đang trả lời.
Phần 3 — Nội dung giải trình: trả lời từng vấn đề theo đúng thứ tự cơ quan thuế nêu. Mỗi vấn đề trình bày theo trình tự: bản chất giao dịch — chứng từ chứng minh — căn cứ pháp lý.
Phần 4 — Danh mục tài liệu kèm theo: đánh số thứ tự, ghi rõ số lượng bản.
Phần 5 — Cam kết và đề xuất: cam kết tính chính xác của thông tin; nếu có sai sót thì nêu rõ phương án khắc phục và thời hạn thực hiện.
Nguyên tắc viết: mỗi khẳng định phải gắn với một chứng từ cụ thể trong danh mục. Câu văn ngắn, không biện minh dài dòng, không nêu lý do mang tính cảm tính như "doanh nghiệp nhỏ nên không nắm rõ quy định".
5 nhóm nội dung hay bị hỏi nhất và cách trả lời
Chi phí thiếu chứng từ: chứng minh giao dịch có thật bằng hợp đồng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, biên bản nghiệm thu. Nếu thực sự thiếu hóa đơn, nên chủ động loại khỏi chi phí được trừ và khai bổ sung thay vì tranh cãi.
Hóa đơn của nhà cung cấp đã bỏ trốn, ngừng hoạt động: cần chứng minh giao dịch có thật bằng hợp đồng, chứng từ chuyển khoản, bằng chứng vận chuyển, phiếu nhập kho và việc hàng hóa đã được sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
Chênh lệch doanh thu giữa sổ kế toán và tờ khai thuế GTGT: lập bảng đối chiếu chi tiết theo từng tháng, chỉ rõ nguyên nhân chênh lệch (doanh thu không chịu thuế, hàng bán bị trả lại, thời điểm ghi nhận).
Chi phí lương không khớp dữ liệu bảo hiểm xã hội: cung cấp hợp đồng lao động, bảng lương có ký nhận, chứng từ chi trả, giải thích các trường hợp lao động thời vụ hoặc cộng tác viên không thuộc diện đóng bảo hiểm.
Số dư tiền mặt tồn lớn bất thường: giải thích bằng biên bản kiểm kê quỹ, chứng từ thu chi, kế hoạch sử dụng vốn. Đây là nội dung khó giải trình nhất nếu sổ sách không phản ánh đúng dòng tiền thật.
Những điều không nên làm khi làm việc với đoàn kiểm tra
Không thừa nhận vội vàng khi chưa kiểm tra kỹ hồ sơ. Nội dung đã ghi vào biên bản làm việc rất khó rút lại.
Không cung cấp tài liệu ngoài phạm vi được yêu cầu.
Không sửa, bổ sung, hợp thức hóa chứng từ sau khi đã có quyết định kiểm tra — đây là tình tiết tăng nặng.
Không để nhiều người cùng phát ngôn với nội dung không thống nhất.
Không trả lời khi chưa hiểu rõ câu hỏi. Có quyền đề nghị nêu câu hỏi bằng văn bản.
Không bỏ qua việc đọc kỹ biên bản trước khi ký. Có quyền ghi ý kiến bảo lưu vào biên bản.
Khi nào nên chủ động khai bổ sung thay vì giải trình?
Khi rà soát nội bộ xác định doanh nghiệp thực sự sai và khoản sai làm thay đổi số thuế phải nộp.
Khi chứng từ thiếu không còn khả năng bổ sung hợp lệ.
Việc tự phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thường được xử lý nhẹ hơn đáng kể.
Cần tính trước số thuế truy nộp và tiền chậm nộp 0,03%/ngày để chuẩn bị dòng tiền.
Doanh nghiệp có quyền gì trong quá trình kiểm tra?
Được nhận quyết định kiểm tra, thanh tra bằng văn bản trước khi đoàn làm việc.
Được biết rõ phạm vi, nội dung và thời hạn kiểm tra.
Được giải trình, cung cấp bổ sung tài liệu trong quá trình làm việc.
Được ghi ý kiến bảo lưu vào biên bản nếu không đồng ý với kết luận.
Được khiếu nại quyết định xử lý theo quy định của pháp luật.
Được ủy quyền cho đơn vị dịch vụ kế toán, tư vấn thuế làm việc thay.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Nhận được công văn giải trình của cơ quan thuế phải làm gì?
Xác định rõ kỳ và khoản mục bị hỏi, kiểm tra thời hạn phải trả lời, tập hợp chứng từ gốc, rà soát nội bộ, rồi trả lời bằng văn bản có cấu trúc kèm danh mục tài liệu. Không trả lời qua điện thoại và không để quá hạn.
2. Văn bản giải trình thuế gồm những nội dung nào?
Gồm 5 phần: thông tin doanh nghiệp; căn cứ là công văn đang trả lời; nội dung giải trình theo từng vấn đề với bản chất giao dịch, chứng từ chứng minh và căn cứ pháp lý; danh mục tài liệu kèm theo; cam kết và phương án khắc phục nếu có sai sót.
3. Không giải trình đúng hạn thì bị xử lý thế nào?
Cơ quan thuế có thể ấn định số thuế phải nộp theo dữ liệu hiện có hoặc chuyển sang kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc chậm trả lời được ghi nhận là tình tiết bất lợi trong hồ sơ.
4. Tự khai bổ sung trước khi bị kiểm tra có được giảm nhẹ không?
Doanh nghiệp tự phát hiện và khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra thường được xử lý nhẹ hơn nhiều. Tuy nhiên vẫn phải nộp đủ số thuế truy nộp và tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
5. Khai sai dẫn đến thiếu thuế bị phạt bao nhiêu?
Bị phạt 20% trên số tiền thuế khai thiếu, đồng thời phải nộp đủ số thuế truy thu và tiền chậm nộp tính theo số ngày. Với hành vi trốn thuế, mức phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn.
6. Có thể thuê đơn vị dịch vụ đại diện làm việc với cơ quan thuế không?
Có. Doanh nghiệp được ủy quyền cho đơn vị dịch vụ kế toán, tư vấn thuế chuẩn bị hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế. Nên kiểm tra xem nội dung này có nằm trong hợp đồng dịch vụ và có tính thêm phí hay không.
Hỗ trợ giải trình và làm việc với cơ quan thuế
Nếu doanh nghiệp vừa nhận được công văn yêu cầu giải trình, gửi cho Lotus bản chụp công văn. Chúng tôi đánh giá nhanh mức độ rủi ro và tư vấn hướng trả lời trước khi hết thời hạn.
Hotline: 0964.865.812
Email: dungdodinh@gmail.com
Địa chỉ: 128 Lý Nhân Tông, phường Kinh Bắc, thành phố Bắc Ninh
Đọc thêm: 8 dấu hiệu doanh nghiệp sắp bị thanh tra thuế · Dịch vụ dọn dẹp sổ sách kế toán là gì? · Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN 2026